Mis on siseveeb ja
millal seda päriselt vaja on

Mis on siseveeb

Siseveeb on ettevõttesisene veebikeskkond, mis näeb välja nagu tavaline koduleht, aga on nähtav ainult oma inimestele. Sisse saab kasutajanime ja parooliga või töökonto kaudu. Sealt leiab töötaja selle, mida ta muidu kelleltki üle küsiks: juhendid, kontaktid, dokumendid, ülesanded, puhkusejäägid, vormid ja teated.

Eesti keeles kasutatakse sama asja kohta ka sõnu sisevõrk, intranet või lihtsalt töölaud. Sisu poolest on need üks ja seesama: üks aadress, kust kogu ettevõtte sisemine info algab. Erinevus tuleb sisse alles siis, kui vaadata, kui palju seal peale info lugemise ka päriselt tööd tehakse.

Kuidas aru saada, et siseveebi on vaja

Siseveebi ei osteta sellepärast, et see on moodne. Seda ostetakse siis, kui info laialivalguvus hakkab maksma raha. Neid märke on lihtne ära tunda. Kui vähemalt kolm neist on tuttavad, on aeg käes.

• Uus töötaja küsib esimesel nädalal viis korda, kust mingi fail leiab.
• Kõige värskem hinnakiri on kellegi arvuti töölaual, nimega "hinnakiri_uus_FINAL2".
• Puhkuseavaldused käivad e-kirjaga ja keegi peab neid Excelis kokku lugema.
• Sama küsimus küsitakse vestluses uuesti, sest vana vastus on juba sadade sõnumite taga.
• Keegi lahkub ja temaga koos kaob pool sellest, mida ta töö kohta teadis.
• Kliendile lubatud asi jäi tegemata, sest see oli kirjas ainult ühes vestluses.

Ükski neist ei ole eraldi katastroof. Koos võtavad nad iga nädal ära mitu tundi, mida keegi kuskile kirja ei pane. Siseveeb ei tee tööd Sinu eest ära, aga ta lõpetab selle otsimise.

Mis on ühe siseveebi sees

Iga ettevõte on isemoodi, aga sisu jaguneb peaaegu alati nelja ossa. Hea siseveeb katab kõik neli ja jätab ülejäänu välja, kuni seda päriselt küsitakse.

Sealt edasi läheb see juba ettevõtte nägu. Kellel on vaja koolituste läbimist jälgida, kellel sõidupäevikut, kellel arveid ja pakkumisi. Mõistlik siseveeb laseb neid osi ükshaaval juurde panna, mitte ei müü kohe kõike korraga. Intrases on need eraldi lisamoodulid, mille saab sisse lülitada siis, kui vajadus tekib.

Siseveeb, jagatud kaustad ja vestlusäpid

Kõige levinum vastuväide on, et meil on ju juba Drive ja Teams. See on õige, aga need kolm asja lahendavad erinevaid asju. Vestlusäpp on hea jooksva jutu jaoks. Jagatud kaust on hea failide hoidmiseks. Kumbki neist ei vasta küsimusele "kuidas me seda asja teeme".

Praktikas ei asenda siseveeb vestlusäppi. Ta võtab sealt ära ainult ühe ülesande, mida vestlus kunagi hästi ei täitnud: püsiva info hoidmise. Kiire küsimus läheb edasi vestlusesse, kokkulepe ja juhend lähevad siseveebi, kust need aasta pärast ka üles leiab.

Kolm viisi, kuidas siseveeb saada

Valikuid on sisuliselt kolm ja need erinevad peamiselt selle poolest, kui palju Sa ise teed ja kus andmed lõpuks asuvad.

Intras on ehitatud nii, et esimese ja teise variandi vahel saab liikuda. Alusta pilves ja kui meeskond kasvab või reeglid muutuvad, kolid sama siseveebi oma serverisse. Vaata ka hinnakirja, kus need variandid on kõrvuti.

Kus siseveebi andmed asuvad

See on küsimus, mida ostuhetkel harva küsitakse ja mis hiljem kõige rohkem tüli teeb. Siseveebi läheb ettevõtte kõige tundlikum sisu: palgaread, lepingud, kliendinimekirjad, sisemised arutelud. Seetõttu tasub enne alustamist kolm asja selgeks teha.

Kõige lihtsam vastus kõigile kolmele on siseveeb, mis töötab Sinu enda serveris. Siis on asukoht teada, andmebaas Sinu käes ja ligipääsu üle otsustad Sina. Intrase lähtekood on avalik, mis tähendab, et keegi ei pea uskuma sõnu, vaid saab need üle vaadata.

Kui ettevõte vahetab andmeid riiklike registritega, käib see Eestis üle X-tee. Ka selle saab siseveebiga kokku panna, aga see on juba eraldi teema, millest on juttu X-tee turvaserveri lehel.

Kuidas siseveeb kasutusele võtta

Enamik ebaõnnestunud siseveebe ei jää pooleli tehnika pärast. Nad jäävad pooleli sellepärast, et alustati liiga suurelt. Toimiv järjekord on lihtne.

1. 1

   Vali üks valus koht

   Mitte kogu ettevõte korraga. Näiteks ainult puhkuseavaldused või ainult juhendid. Üks asi, mis täna tüütab.

2. 2

   Pane püsti tühi siseveeb

   Tehniline osa on kiire. Paigaldus, aadress, HTTPS ja sisselogimine töökontoga. Pool päeva, mitte pool aastat.

3. 3

   Tõsta sisse ainult kehtiv

   Ära kolli vana kausta ühest kohast teise. Vii üle see, mis täna kehtib, ülejäänu jäta arhiivi.

4. 4

   Anna ligipääs väikesele grupile

   Viis kuni kümme inimest kaks nädalat. Nemad leiavad üles selle, mis on segane, enne kui kogu maja seda näeb.

5. 5

   Alles siis ülejäänud tiim

   Ja üks reegel: kui info on siseveebis olemas, ei saadeta seda enam e-kirjaga. Muidu jäävad mõlemad kanalid elama.

Selle rütmiga on esimene päris kasutus tavaliselt paari nädala kaugusel. Kui tehniline pool tundub ebamugav, vaata paigaldusabi lehte, kus on kirjas, mis paigalduse juurde kuulub.

Mis siseveeb maksab

Hind sõltub eelkõige mudelist. Pilveteenuse puhul on see kuutasu kasutaja kohta ja kasvab koos meeskonnaga. Oma serverisse paigaldatava litsentsi puhul on see ühekordne summa, millele lisandub server ja soovi korral hooldus.

Arvestada tasub ka nende kuludega, mis pakkumisel ei ole kirjas: paigaldus, andmete ülekolimine, tiimi väljaõpe ja hilisemad uuendused. Need on tavaliselt ühekordsed ja väikesed, aga kui neid ei planeeri, tulevad need üllatusena.

Teine pool arvutusest on see, mis täna maksab. Kui kümneliikmeline tiim kaotab nädalas kaks tundi info otsimisele, on see aastas ligi sada töötundi. Selle kõrval on siseveebi hind enamasti väike number.

Viis viga, mis siseveebi tapavad

Korduvad küsimused siseveebi kohta